Memilih sistem absensi karyawan yang tepat menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan, terutama untuk Human Resource Development (HRD) dalam mengelola karyawan. Hal ini menunjukan bahwa kehadiran karyawan berpengaruh besar dalam perusahaan.
Ya, tak hanya sekadar catatan belaka, absensi karyawan berpengaruh terhadap kinerja karyawan dinilai dari kedisiplinan, ketepatan waktu hadir, dan integritas karyawan. Tak hanya itu, absensi karyawan pun berpengaruh dalam penggajian karyawan itu sendiri.
Bayangkan jika perusahaan memiliki sistem absensi yang buruk. Tim Sumber Daya Manusia (SDM) tentunya tidak dapat memantau dan menganalisis kinerja karyawan dengan baik, sehingga perkembangan perusahaan akan terhambat, produktivitas pun berkurang.
Oleh karena itu, perusahaan wajib memilih suatu sistem absensi yang tepat dan efektif. Bagaimana caranya? Yuk, kenalan lebih jauh tentang sistem absensi karyawan sebuah perusahaan.
Sistem Absensi Karyawan
Laporan absensi tidak hanya tentang jam keberangkatan dan jam pulang karyawan saja. Tetapi juga memuat semua data kehadiran karyawan, termasuk data cuti, izin, sakit, atau bahkan bolos kerja. Meski terlihat sepele, sistem absensi karyawan juga menjadi pondasi terbentuknya integritas dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.
Di era teknologi, sistem absensi karyawan sendiri sudah banyak berinovasi dan berkembang. Seharusnya, sudah tidak ada lagi perusahaan yang menggunakan sistem absensi karyawan secara manual. Banyak pilihan lain yang tentunya lebih efisien yang dapat perusahaan pilih. Hal ini tidak hanya berlaku untuk perusahaan besar, namun perusahaan kecil sekalipun.
Perusahaan yang mampu mengikuti perkembangan teknologi, akan mampu bersaing dengan kompetitor lain. Tak bisa dipungkiri, teknologi juga meningkatkan produktivitas dan efisiensi kinerja karyawannya. Termasuk berinovasi dalam manajemen kehadiran karyawan untuk meningkatkan produktivitas dan perkembangan karyawan yang lebih efektif dan efisien.
Penggunaan business tools dalam mengelola kehadiran karyawan bisa menjadi alternatif yang sangat menguntungkan, dengan berfokus pada produktivitas kerja dan efisiensi karyawan.
Sebelum memilih sistem absensi karyawan yang tepat, mari kita kenali dulu macam-macam sistem absensi karyawan berikut:
1. Sistem Absensi Fingerprint
Sistem absensi fingerprint atau sidik jari ini mungkin sudah tidak asing lagi karena telah digunakan banyak perusahaan. Untuk absensi, karyawan hanya perlu menempelkan sidik jari yang sebelumnya sudah terekam terlebih dahulu pada mesin absensi.
Meski penyimpanan data menggunakan sistem fingerprint ini dinilai efektif dan akurat, namun sistem absensi sidik jari ini juga memiliki berbagai kendala. Kendala yang pertama adalah proses pendeteksian sidik jari yang sering error dikarenakan mesin absensi sensitif dengan kondisi sidik jari yang terdeteksi. Misalnya, kondisi sidik jari yang sedang kotor, berminyak, dan lainnya.
Kedua, untuk menjaga kestabilan mesin fingerprint dibutuhkan perawatan secara berkala. Namun, biaya yang harus dikeluarkan untuk perawatan juga cukup besar.
Ketiga, sistem absensi fingerprint mengharuskan karyawan berada di kantor untuk melakukan absensi. Saat masa pandemi, di mana banyak karyawan yang bekerja dari rumah (work from home), fingerprint dinilai tidak efisien karena karyawan sulit melaporkan kehadirannya dari rumah.
2. Sistem Absensi Magnetic Card
Sistem absensi magnetic card umum digunakan oleh perusahaan. Cara kerjanya sama seperti kartu kredit yang “tinggal gesek”, hihi. Yups, perusahaan akan memberikan kartu magnetik pada setiap karyawan untuk melakukan absensi. Dengan menggesek magnetic card pada slot mesin, kehadiran karyawan akan langsung terdeteksi.
Kelebihannya, magnetic card dinilai cukup praktis. Dari sisi biaya perawatan yang harus dikeluarkan perusahaan, juga cukup terjangkau. Kekurangannya, kartu magnetic ini mudah rusak dan rapuh, apalagi buat si pelupa yang suka ketinggalan membawa kartu absensi, hihi.
3. Sistem Absensi Menggunakan Data
Biasanya, sistem absensi digital menggunakan kata kunci yang diberikan perusahaan kepada setiap karyawan. Cara kerjanya, karyawan harus memasukkan kata kunci pada alat absensi digital sebagai bukti kehadiran. Dengan sistem absensi berbasis digital ini, tim SDM akan mudah melacak absensi setiap karyawan.
Namun, sistem absensi berbasis data ini dinilai banyak membuang waktu karena karyawan harus memasukkan data pribadi terlebih dahulu, baru memasukkan kata kunci agar dapat melakukan absensi.
4. Sistem Absensi Biometrik
Sistem absensi biometrik dapat dilakukan tanpa sentuhan sama sekali. Sistem ini juga dinilai efektif dan efisien karena proses integrasi data yang cepat, akurat, dan aman.
Cara kerjanya, karyawan hanya perlu berdiri di depan kamera pemindai untuk memasukkan data biometrik yang sudah terdaftar dalam database, kemudian sistem akan bekerja secara otomatis dalam beberapa detik saja.
5. Sistem Absensi Berbasis Web
Sistem absensi berbasis web bisa dibilang business tools yang menguntungkan perusahaan. Sistem absensi ini menggunakan jasa vendor melalui web. Keuntungannya, absensi bisa dilakukan secara mobile, karyawan dapat mengakses di mana saja.
Jika perusahaan memiliki karyawan yang bekerja secara remote pun, tim SDM akan mudah mengelola absensi karena sistem absensi yang terhubung dengan internet, sehingga dapat terintegrasi secara otomatis di mana pun dan kapan pun.
Business Tools Sistem Absensi Karyawan untuk Tingkatkan Efektivitas dan Produktivitas
Pandemi mengajari kita banyak hal, benar engga sih? Bekerja dari rumah saat pandemi, tentu menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan. Bahkan untuk sekadar mengisi kehadiran karyawan saja harus mempertimbangkan cara yang efektif dan efisien. Tidak mungkin menggunakan fingerprint yang harus datang ke kantor terlebih dahulu.
Beruntungnya, teknologi tak tinggal diam saat pandemi. Sebaliknya, perkembangannya justru semakin masif kala itu. Para pengembang teknologi berlomba-lomba mengembangkan software teknologi yang dapat memudahkan manusia melakukan apa pun dari rumah.
Tak terkecuali dengan kebutuhan Human Resource Development (HRD) akan mengelola kehadiran karyawan. Melalui software teknologi terbaru, banyak penyedia business tools termasuk aplikasi HRD yang dapat membantu manajemen kehadiran karyawan di perusahaan.
Menggunakan sistem absensi berbasis web dengan aplikasi HRD, tidak hanya memunculkan data absensi, biasanya terintegrasi dengan berbagai macam hal lainnya, seperti penggajian dan PPH 21, cuti karyawan, kegiatan operasional karyawan, daln lainnya.
Dengan begitu, rekapitulasi secara otomatis oleh sistem akan meningkatkan efektivitas dan produktivitas karyawan perusahaan tersebut.
1. Akrivia HCM : Software Astakona untuk Aplikasi HRD
Salah satu rekomendasi aplikasi HRD yang bisa teman Journey pertimbangkan adalah produk Astakona, yaitu Akrivia HCM. Software Astakona ini tidak hanya sebagai sistem absensi karyawan, melainkan meliputi semua kebutuhan HRD. Mulai dari manajemen perekrutan hingga pensiun.
Berikut ini adalah fitur-fitur Akrivia HCM :
Core HR (Employee Management)
Mengadopsi kecerdasan buatan (AI), fitur Core HR Akrivia HCM menawarkan untuk mencatat dan melacak waktu, kehadiran, cuti, hingga manajemen karyawan secara otomatis dan real time. Dalam fitur ini pula, terdapat akses digital, personalisasi karyawan, dan efektivitas untuk menciptakan pengalaman karyawan yang lebih luas.
Manajemen Rekrutmen (Recruitment Management)
Fitur lainnya dari software teknologi Astakona ini menawarkan manajemen rekrutmen berbasis AI. Adanya fitur ini membantu tim SDM merekrut, menilai, mewawancarai dan memasukkan bakat terbaik dengan mudah.
Dengan berbasis AI, software ini memungkinkan tim SDM menyaring ribuan resume berikut peringkatnya, melakukan penjadwalan wawancara, serta membuat penawaran dalam jumlah besar, dan banyak lagi.
Manajemen Kinerja (Performance Management)
Produktivitas kinerja karyawan dapat dilihat dalam fitur ini, loh! Yups, aplikasi HRD akrivia HCM juga memudahkan tim SDM dalam melihat performance setiap karyawannya. Bagaimana pertumbuhan kinerjanya, sampai dengan rating atau penilaian setiap karyawan.
Melalui fitur sistem manajemen kerja yang berkelanjutan dan komprehensif, dapat menjadikan perusahaan lebih berkembang dan mencapai tujuan.
Keterlibatan Karyawan (Employee Engagement)
Menjadikan perusahaan yang solid, dengan melibatkan pendapat setiap karyawan. Fitur employee engagement dapat mengukur, melibatkan dan mendorong keterlibatan setiap karyawan dengan mudah, efisien, dan efektif. Seperti dengan melakukan survey ataupun polling hanya dalam satu genggaman aplikasi.
Manajemen Penggajian (Payroll Management)
Tak perlu pusing menghitung dan membuat slip gaji secara manual berdasarkan absensi, hanya dengan satu klik dan dalam hitungan menit, fitur manajemen penggajian akan secara otomatis memproses penggajian karyawan.
Termasuk di dalamnya perhitungan gaji, slip gaji, gaji selanjutnya, pph 21, dan lainnya. Perhitungan gaji lebih akurat dengan fitur ini.
Manajemen Tiket (Ticket Management)
Fitur ini memudahkan setiap karyawan dalam mengajukan tiket, memantau perkembangannya dengan kategori tiket yang jelas.
Melalui pemanfaatan teknologi canggih dalam fitur produk Astakona, aplikasi management ini akan meningkatkan produktivitas tenaga kerja yang lebih tinggi. Dengan menghasilkan data yang lebih akurat dan aman, tanpa adanya manipulasi dan berkurangnya human error.
Aplikasi HRD dengan software Astakona juga dapat mengefisiensi waktu serta tenaga kerja yang digunakan perusahaan, karena melalui satu sistem yang tersentralisasi dan terintegrasi dengan berbagai sistem lainnya.
Tidak hanya aplikasi HRD, Astakona.id juga menyediakan business tools lainnya sebagai produk berkualitas yang dapat mendorong bisnis kamu mencapai kesuksesan dan produktivitas yang lebih tinggi.
2. Lark Suite
Berkolaborasi dengan tim hanya dengan software Astakona, Lark Suite. Business tools satu ini memiliki fitur lengkap untuk menjaga koordinasi tim dalam satu platform. Berikut beberapa fitur tersebut:
Fitur Messenger
Komunikasi tetap terjaga serta koordinasi secara instant di mana saja dan kapan saja dengan fitur messenger. Tak seperti fitur messenger lainnya, messenger dalam Lark Suite memungkinkan kita membuat thread sehingga diskusi lebih terfokus.Tentunya hal ini dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja karyawan.
Fitur Project Plan
Seperti aplikasi proyek, fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat project plan. Mensinkronkan setiap ide dari docs hingga sheet ke dalam Mindnotes secara real time. Kolaborasi tim semakin mudah dan tidak membuang waktu.
Fitur Magic Share
Ketika koordinasi ataupun meeting bisa dilakukan di mana saja, dengan menggunakan panggilan video, fitur magic share dapat membagikan dokumen kepada seluruh tim dan dapat mengeditnya secara bersamaan tanpa meninggalkan layar video call.
Fitur Kalender
Pengguna dapat mengatur kalender untuk setiap kegiatan, pengingat meeting dan lainnya dalam layar yang sama.
Fitur Approval
Mengambil keputusan lebih cepat di mana saja dan kapan saja dengan fitur approval. Pengguna dan mengirim dan memproses semua jenis persetujuan dalam satu platform.
3. The Sales Machine
Produk Astakona satu ini dirancang untuk penjualan, pemasaran, kinerja karyawan, serta keluhan pelanggan. Business tools ini memungkinkan kamu untuk memonitor kesemuanya dalam satu platform.
Visualisasi data dan metrik yang menarik memudahkan pengguna mengelola, melacak, dan memecahkan pencatatan penjualan. Tidak hanya itu, melalui software ini pula dapat memantau kinerja karyawan dan melacak kemajuan tim, serta memberi motivasi dengan penghargaan terhadap karyawan melalui satu platform ini.
Fitur manajemen tiket yang ada di dalamnya juga memudahkan untuk memanajemen keluhan pelanggan secara efisien.
Itulah business tools dari Astakona yang bisa digunakan untuk perkembangan bisnismu. Selain business tools, Astakona juga memiliki produk untuk Industry tools dengan berbagai software manajemen produksi di dalamnya. Jika kamu bergerak di bidang industri atau produsen, berbagai produk menarik yang dapat memudahkan kamu memantau produksi dan equipment dalam satu software manajemen produksi.
Penutup
Sistem absensi karyawan memang tidak bisa dianggap remeh. Kehadiran karyawan memiliki pengaruh besar terhadap produktivitas, kinerja, dan integritas karyawan terhadap suatu perusahaan.
Yuk, gunakan business tools Astakona untuk mendorong produktivitas dan efisiensi tanpa batas bagi perusahaan kamu.
Business Tools kian hari kian lengkap dan canggih.
ReplyDeleteBerbagai macam fiturnya bisa banget dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja karyawan hingga ke penghasilan. Keren sekali menggunakan Astakona sebagai Business Tools.
Saya setuju dengan kalimat "Sistem absensi karyawan tidak bisa dianggap remeh" Karena memang bisa dijadikan alat kontrol terhadap kehadiran dan eksistensi karyawan yang sudah menjadi salah satu tanggung jawab perusahaan. Dengan sistem absensi digitalisasi berteknologi tinggi serta kekinian yang dihadirkan oleh ASTAKONA, mudah-mudahan fungsi dan tujuan ini bisa berjalan dengan mudah, praktis, efisien, dan efektif.
ReplyDeleteBetul banget nih di era teknologi, sistem absensi karyawan sudah banyak berinovasi dan berkembang, bahkan di pabrik2 MM2100 udh rata2 pake finger print. Sehingga gak bisa diwakili jg absensinya.
ReplyDeleteAdanya fitur absen yang tegas ini, memudahkan untuk pantau si karyawan jam masuk, pulang sama lemburnya itu lengkap atau nggaknya
ReplyDeletewow kemajuan teknologi merambah ke absesndi karyawan
ReplyDeleteJadi, pakai business tools ini karyawan gak bisa lagi nyuri-nyuri absen ya?
Terlebih untuk perusahaan besar yang mempunyai ribuan karyawan
Wajib banget pakai business tools dari Astakona ini
Waw Astakona solusi jitu dan brilian bangettt ya.
ReplyDeletebusiness tools yg sangat bisa diandalkan.
makasi infonya
kalo dikantorku tuh pakainya biometrik nih, cuma ya kadang suka ada errornya juga jadi misal ak lg pakai kacamata dan masker, eh ke detectnya orang lain gitu
ReplyDeleteSaya setuju kalau sistem absen itu jadi lebih tertata. Jangan semena-mana meski terlihat sepele, sistem absensi karyawan juga menjadi pondasi terbentuknya integritas dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.
ReplyDeleteCocok banget donk ya untuk ibu rumah tangga yang menjalankan bisnis secara online dari rumah ya. Mulai dari melakukan rekrutmen sampai mengukur kehadiran dan kinerja karyawan.
ReplyDelete